كايزن ( kaizen ) … عندما يصبح التحسين ثقافة وطن …(2) و عجلة ديمنغ ( Diming Cycle ) _ بقلم : د. محمد إبراهيم الدغيم

لأن عملية التحسين والتطوير ليست قضية اختيارية للارتقاء بمستوى الجودة و الكفاءة لدى الأفراد ، أو هي نوع من الترف الفكري و المؤسسي ، بل ضرورة للاستمرار وتعزيز القدرة التنافسية ، و لهذا لابد من وضع نظام يدفع بالمؤسسات والإدارات بمختلف أنواعها لاعتماد خطط خاصة بالمؤسسات مراعية أهداف المؤسسة بكل مستوياتها ، وفق خطط زمنية محددة لمواكبة كل ما هو جديد معرفياً ، علمياً و تقنياً .
وإن عملية التطوير هذه تبدأ أساساً برغبة جادة لدى الإدارات العليا في التطوير و التحسين و الاقتناع بأساليب التحسين ذات الجدوى و الذي يلزمها بعدة إجراءات منها :
1- إنشاء وحدة أو قسم خاص لتدريب الموظفين و تأهيلهم ( إدارة التدريب ).
2- العمل على تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين و المهارات التي يحتاجونها للارتقاء بالعمل و تقديم خدمة أفضل ، بناء على دراسات دقيقة و مسبقة ، و يوجد دائما أدوات و أساليب مناسبة لكل مؤسسة لتحديد هذه الاحتياجات و حصرها .
3- ترشيح الموظفين للدورات التدريبية على أسس موضوعية لا شخصية ثم توفير البرامج التدريبية بشكل دائم و مستمر على الجودة و التحسين في أداء العمل و المهارات المرتبطة به ، و في هذا الجانب قد تقوم المؤسسات بإجراء البرامج التدريبية لعدد محدد من العاملين و بالذات إذا كانت مكلفة و هم ( بيوت الخبرة ) بدورهم يقوموا بنقل الخبرات لباقي الموظفين في المؤسسة و تتم عملية التدريب داخلياً ( توطين التدريب ).
4- التأكد من قيام الموظفين بتطبيق المهارات التي تعرضوا لها أثناء عملية التدريب من خلال علمية و مؤشرات أداء واضحة ( قياس الأثر العائد من التدريب ).
و قد اعتمدت كايزن كأهم أدوات التحسين المستمرما يسمى بعجلة ديمنغ ( Diming Cycle ) نسبة لأبي الجودة ويليام ديمنغ ، PDCA CYCLE و هي عجلة مستمرة للتحسين مكونة من أربع خطوات :
– خطّط Plan
تحديد المشكلة ، جمع البيانات ، معرفة السبب الجذري ، و وضع خطة تحسين مناسبة و هذه الخطة يجب أن تكون في النهاية تحقق أهداف المؤسسة وتطوير الأداء وتقليل الأخطاء والهدر بشكل دائم .

– نفذّ Do
يتم في هذه المرحلة تطبيق الخطة بكل بنودها بشكل تدريجي و محدود .
– تحقق Check
يتم قياس النتائج وفق أدوات علمية و عملية مناسبة و متاحة ، و مقارنة النتائج بالأهداف و الإجابة على بعض الأسئلة ، هل تحسن الأداء ؟ هل انخفض الهدر ( المال و الجهد و الوقت ) ؟ هل زادت الجودة وارتفعت كفاءة العاملين ؟.
– صحّح ، طور و حسّن Act
إذا تم الانتهاء من الخطة ونجح الحل يتم تعميمه و توثيقه و تطويره لاحقاً بما يتوافق مع أهداف جديدة ، و إذا لم ينجح يتم تعديل الخطة و إعادة الدورة .
و يجدر الإشارة إلى أمر مهم للغاية و هو أنه عندما نتكلم عن الكايزن و التحسين المستمر فإن الامر لا ينطبق على مجتمع المؤسسات فقط بل يندرج و بكل بساطة على الحياة الشخصية للأفراد ، أي يمكننا تطبيق أدوات كايزن في حياتنا الشخصية و تطوير أعمالنا و مهاراتنا و التحقق من نجاح الخطة التي نضعها من عدمها حتى تصبح هذه المنهجية ثقافة مجتمعية .

#سفيربرس _بقلم : محمد إبراهيم الدغيم